En vcs-fil indeholder kalenderaftaler til Outlook. Når SkolePlan opretter en vcs-fil for en given medarbejder, laves således en fil, hvor alle lektioner og tilsyn m.m. angives som en aftale til Outlook. Selve vcs-filen importeres i Outlook via menuen Filer – Importer og eksporter:

• Markér linien Importer en iCalendar- eller vCalendar-fil (.vcs) og klik Næste.
• Udpeg den aktuelle vcs-fil og klik Åbn.
I SkolePlan opretter du vcs-filer ved at vælge menupunktet Eksport – Vcs-filer via SkolePlan-knappen.

Fra boksen yderst til venstre trækkes den/de ønskede lærer(e) ind i boksen med overskriftslinien Valgte lærere. Vcs-fil oprettes til de lærere, som er flyttet over i nævnte boks.

Øverst til højre vælges den periode, som vcs-filen skal gælde for. De to datoer kan angives manuelt i datofelterne, eller du kan vælge en foruddefineret periode i feltet nedenunder.

Med afkrydsningsboksene under periodemulighederne kan du angive hvilke oplysninger, der skal medtages i vcs-filen, og herunder igen kan du afkrydse, dersom den enkelte medarbejders vcs-fil ønskes tilsendt i en mail til vedkommende. Dette virker kun, hvis der er angivet en mail-adresse i medarbejderens kontaktoplysninger.

Du kan afkrydse feltet Juster tid i forhold til Greenwich tid, hvis programmet ved oprettelse af vcs-filer skal justere tidspunkter med en time (svarende til Danmarks tidsmæssige placering i forhold til Greenwich). Dette kan i nogle tilfælde være nødvendigt, da Outlook ellers opfatter tidspunkterne en time forkert.

I bunden af boksen med alle valgmulighederne kan du se den mappe, hvor vcs-filerne oprettes, når du klikker på Udfør.