Dersom du har elevdata i et andet program, som kan gemme dataene i en tekstfil (semikolonsepareret tekstfil), kan du importere elever fra denne fil til SkolePlan.

Først eksporterer du elevdataene fra det andet program til en tekstfil. Hvordan dette gøres, må du undersøge i dokumentationen for det pågældende program.

Herefter vælger du menupunktet Importer – Importer elever via SkolePlan-knappen.

Her udpeges den fil, som indeholder elevdataene (i dette tilfælde elever.csv), og dernæst klikker du på knappen Åbn.

Øverst ses indholdet af den valgte tekstfil. I nogle tilfælde vil en sådan tekstfil indeholde linier, som ikke har relevans for importen, og disse linier skal fjernes forud for selve importen. Kun linier med selve elev-dataene og en eventuel overskriftslinie har relevans. En linie fjernes ved at markere linien (klik på den, så den bliver blå) og dernæst klikke på knappen Fjern aktuelle linie.

SkolePlan kender visse tekstfil-formater og vil i disse tilfælde kunne fjerne ikke-relevante linier, hvis blot du klikker på knappen Lad SkolePlan fjerne linier. Kommer du ved en fejl til at fjerne nogle forkerte linier, kan du indlæse den fulde tekst igen fra den valgte fil ved at klikke på knappen Genindlæs tekstfilen. Når kun de relevante linier er tilbage i oversigtsboksen, klikker du på Videre.

Ikke alle programmer er lige omhyggelige med antallet af separatortegn i hver linie, og derfor kan du eventuelt blive præsenteret for dette vindue:

Med inkonsekvens i antallet af separatortegn (og dermed feltantal) i tekstfilens linier, kan importen i yderste konsekvens gå galt, men som det her gøres opmærksom på, kan det lige så vel være, at det ikke har nogen betydning for importens succes.

Som næste punkt skal SkolePlan have at vide hvilket tegn, der bruges i tekstfilen til at skille felterne fra hinanden. Oftest er der tale om semikolon- eller komma-separerede filer, men dette angives ved eksport fra det program, som har elevdataene. Kan SkolePlan genkende separatortegnet i filen, vil dette tegn være markeret i viste afkrydsningsboks. Er du ikke enig, kan du markere et andet tegn, men husk at SkolePlan vil forsøge at importere ud fra den angivelse, som du vælger. Hvis ikke nogen af de viste tegn kan bruges, kan du afkrydse andet: og indtaste de(t) rigtige tegn i tekstboksen. Klik dernæst Videre.

Er øverste linie i oversigtsboksen en overskriftslinie (indeholdende navnene på felterne), skal du her markere Ja og ellers Nej. Markeres Nej vil alle linier blive opfattet som indeholdende elevdata. Klik igen Videre.

Nu skal du angive (eller kontrollere de allerede valgte) felter. Linierne i tekstfilen skal som minimum indeholde felterne elevnr samt elevens navn. Nederst til venstre er vist en liste over de felter, som SkolePlan vil kunne importere (dog ikke feltet andet felt), og til højre herfor er vist det antal felter (incl. tomme felter), som forefindes i tekstfilen.

I ovenstående tilfælde er liniernes første felt elevnr, felt nummer to er fulde navn, etc., mens felt nummer otte ikke har kunnet bestemmes af SkolePlan. For at hjælpe programmet med at få knyttet felterne korrekt sammen, skal du i det viste tilfælde markere linien 8 | andet felt | Bogstav og dernæst vælge bogstav ude i venstre boks. Herefter klikker du på knappen -> mellem de to bokse, hvorved bogstav knyttes til felt nummer otte.

Nu ser oversigten således ud:

Klik på knappen Videre for at gå videre til sidste trin før selve importen af elever.

Her angives, om eventuelt allerede oprettede elever i SkolePlan skal slettes, eller de skal bevares og flettes med de elever, som bliver importeret. Afkrydses feltet Slet alle eksisterende elever, vil de forud eksisterende elever blive slettet. Dette felt har selvfølgelig ingen betydning, hvis der ikke i forvejen er oprettet elever i SkolePlan.